Glossaire : 34 termes expliqués

Abonnement mensuel: Formule dans laquelle le client règle chaque mois un montant fixe en échange d'un nombre de séances incluses sur la période. L'abonnement se reconduit en général sans décision explicite du client et procure au coach un revenu récurrent et prévisible. En contrepartie, il impose de vérifier les règlements mois après mois, de gérer les suspensions pendant les vacances ou une blessure, et de surveiller que le client utilise réellement ses séances. Les séances incluses non utilisées sont le plus souvent perdues à la fin du mois, sauf règle contraire annoncée.
Voir aussi : Faut-il vendre des forfaits de séances ou des abonnements mensuels à ses clients ?.
Absence non prévenue: Séance à laquelle le client ne se présente pas sans avoir averti le coach, ou en le prévenant après le délai fixé par la politique d'annulation. Le créneau a été réservé et ne peut plus être proposé à un autre client. Selon la règle annoncée au départ, l'absence non prévenue peut être décomptée du forfait ou facturée comme une séance réalisée. Elle se note dans l'historique du client avec la règle appliquée, ce qui permet de repérer les absences répétées et d'en parler avant qu'elles ne s'installent.
Voir aussi : Comment réduire les absences et annulations de dernière minute de ses clients ?.
Acompte: Somme versée par le client au moment de s'engager sur un forfait ou un accompagnement, avant la première séance, et déduite du montant total. L'acompte confirme l'engagement du client et sécurise une partie de la trésorerie du coach. Beaucoup de coachs préfèrent encaisser l'intégralité du forfait avant de démarrer, ce qui évite tout suivi de solde à payer. Lorsqu'un acompte est accepté, la date et le montant du reste à régler doivent être notés dès le départ pour ne pas dépendre de la mémoire.
Voir aussi : Comment suivre les paiements de ses clients et éviter les impayés en coaching ?.
Assiduité: Régularité avec laquelle un client honore ses séances sur une période donnée. Elle se mesure simplement en rapportant les séances réalisées aux séances prévues, ou en observant le rythme hebdomadaire réel sur les dernières semaines. L'assiduité est l'un des meilleurs indicateurs de progression et de fidélité : un client régulier progresse, voit ses résultats et renouvelle. Une baisse d'assiduité, avec des reports plus fréquents, est souvent le premier signal d'un décrochage à venir, à repérer dans l'historique des séances.
Voir aussi : Pourquoi suivre la progression de chaque client renforce la fidélité en coaching sportif ?.
Bilan de progression: Point régulier au cours duquel le coach et le client comparent les mesures actuelles à celles du départ et aux objectifs fixés. Le bilan rend les progrès visibles, entretient la motivation et donne au coach des arguments concrets au moment de proposer la suite. Pour être comparables, les mesures se prennent dans les mêmes conditions : même exercice, même moment de la journée, même échauffement. Un bilan toutes les quelques semaines suffit ; trop fréquent, il ne laisse pas le temps aux résultats d'apparaître.
Voir aussi : Pourquoi suivre la progression de chaque client renforce la fidélité en coaching sportif ?.
Capacité de planning: Nombre maximal de séances qu'un coach peut assurer sur une semaine type, compte tenu des heures qu'il réserve aux séances, de la durée d'une séance et du temps de battement entre deux clients. Rapportée aux séances réellement à assurer, elle donne le taux d'occupation et le nombre de clients supplémentaires que le planning peut accueillir. Le Simulateur de capacité de planning fait ce calcul et en déduit aussi le nombre de forfaits à renouveler chaque mois.
Voir aussi : Simulateur de capacité de planning.
Créneau: Plage horaire réservée à un client pour sa séance, temps de battement compris. Un créneau régulier, ancré dans la semaine du client, réduit les oublis et les annulations de confort. Lorsqu'une séance est annulée trop tard, le créneau reste vide et ne se remplit plus, ce qui justifie la politique d'annulation. Les créneaux les plus demandés se concentrent tôt le matin, le midi et en fin de journée : un planning occupé en moyenne peut être saturé à ces heures et vide en milieu d'après-midi.
Voir aussi : Comment réduire les absences et annulations de dernière minute de ses clients ?.
Date de validité: Date limite jusqu'à laquelle les séances d'un forfait peuvent être utilisées. Elle évite qu'un forfait de dix séances ne s'étale sur plus d'un an et incite le client à garder un rythme régulier. La durée de validité doit être annoncée à l'achat et rappelée à l'approche de l'échéance, sans quoi elle devient difficile à appliquer. Elle s'ajoute au décompte des séances restantes : un forfait peut se terminer parce qu'il est épuisé ou parce que sa validité est dépassée.
Voir aussi : Comment pointer ses séances de coaching pour garder un décompte toujours juste ?.
Décompte des séances: Suivi du nombre de séances consommées et restantes sur un forfait. Le décompte se met à jour à chaque séance pointée, ainsi qu'à chaque absence décomptée selon la règle annoncée. Tenu de tête ou sur un coin de carnet, il dérape vite ; tenu à un seul endroit et partagé avec le client, il supprime les contestations et prépare la relance de renouvellement. Le décompte est le point de vérité entre le coach et son client, comme l'explique l'article sur le pointage des séances.
Voir aussi : Comment pointer ses séances de coaching pour garder un décompte toujours juste ?.
Délai de prévenance: Durée minimale, fixée par le coach dans sa politique d'annulation, entre l'annulation d'une séance par le client et l'heure prévue de cette séance. Au-delà de ce délai, la séance est simplement reportée ; en deçà, elle peut être décomptée ou facturée. Un délai raisonnable, souvent de l'ordre d'une journée, laisse au coach une chance de proposer le créneau à un autre client. Le délai doit être annoncé avant la première séance et appliqué de la même façon à tous les clients.
Voir aussi : Comment réduire les absences et annulations de dernière minute de ses clients ?.
Échéance: Moment où une formule arrive à son terme : dernière séance d'un forfait, date de validité dépassée, ou fin de mois pour un abonnement. L'échéance est un moment de décision pour le client, donc un moment à risque pour le coach, qui doit l'anticiper pour proposer la suite avant que le rythme ne se perde. Un suivi à jour permet de lister chaque semaine les clients proches de leur échéance. Pour un abonnement, l'échéance est aussi la date à laquelle vérifier que le règlement est bien passé.
Voir aussi : Comment relancer un client avant que son forfait de séances ne soit épuisé ?.
Fiche client: Ensemble des informations tenues sur un client : coordonnées, formule en cours, solde de séances, situation de paiement, objectifs, mesures et notes prises au fil des séances. La fiche client est consultée avant chaque rendez-vous pour reprendre le fil de l'accompagnement et se souvenir d'une contrainte évoquée la semaine passée. Elle doit rester légère pour être réellement remplie : quelques champs bien tenus valent mieux qu'un dossier complet jamais mis à jour. Elle constitue la base de l'historique du client.
Voir aussi : Comment fidéliser durablement ses clients quand on est coach sportif indépendant ?.
Fidélisation: Ensemble des pratiques qui conduisent un client à poursuivre son accompagnement dans la durée plutôt qu'à s'éloigner après un premier forfait. Pour un coach indépendant, la fidélité est vitale : un client fidèle assure un revenu régulier, recommande autour de lui et demande bien moins d'énergie qu'un nouveau à convaincre. Elle repose sur des résultats visibles, un suivi personnalisé, des rendez-vous bien tenus et une relation de confiance. L'article sur la fidélisation des clients détaille ces leviers.
Voir aussi : Comment fidéliser durablement ses clients quand on est coach sportif indépendant ?.
Forfait de séances: Formule dans laquelle le client achète d'avance un nombre défini de séances, dix par exemple, à un prix global généralement plus avantageux par séance que la séance à l'unité. Le forfait encaisse la trésorerie immédiatement et engage le client sur la durée, mais suppose un décompte rigoureux des séances restantes et une échéance à surveiller pour proposer le renouvellement. Il convient particulièrement aux clients dont le rythme est irrégulier, puisqu'ils ne paient que les séances effectivement réalisées.
Voir aussi : Faut-il vendre des forfaits de séances ou des abonnements mensuels à ses clients ?, Comparateur forfait ou abonnement.
Historique client: Chronologie de tout ce qui concerne un client : séances réalisées, reports, absences, forfaits et abonnements successifs, paiements, mesures et notes. L'historique permet de retrouver en un instant où en est le client avant chaque rendez-vous, de répondre à une contestation sur le décompte et de repérer les signaux faibles d'un décrochage, comme des reports plus fréquents. Il est aussi ce qui permet de reprendre contact avec un ancien client en s'appuyant sur ce qu'il avait accompli.
Voir aussi : Pourquoi quitter le carnet et le tableur pour suivre son activité de coach ?.
Impayé: Somme due par un client et non réglée à la date convenue : forfait démarré sans règlement, mensualité d'abonnement non versée, prélèvement rejeté. En coaching, l'impayé naît rarement d'une mauvaise volonté mais d'un oubli qui s'installe faute de suivi. Il se prévient en encaissant les forfaits avant la première séance et en relançant dès le premier retard, tant que la somme reste facile à évoquer. Le suivi des paiements décrit une routine hebdomadaire pour y parvenir.
Voir aussi : Comment suivre les paiements de ses clients et éviter les impayés en coaching ?.
Indicateur de progression: Mesure choisie avec le client pour refléter l'objectif qu'il poursuit : charge soulevée, temps sur une distance, tour de taille, nombre de répétitions, régularité tenue. Deux ou trois indicateurs suffisent ; une longue liste finit par ne plus être renseignée. Chaque indicateur est mesuré au départ puis à intervalles réguliers, toujours dans les mêmes conditions, pour que la comparaison ait un sens. C'est l'évolution de ces indicateurs, présentée au client, qui rend les progrès tangibles et nourrit la motivation.
Voir aussi : Pourquoi suivre la progression de chaque client renforce la fidélité en coaching sportif ?.
Paiement d'avance: Règlement intégral d'un forfait avant la première séance qu'il contient. C'est le moyen le plus simple d'éviter les impayés : le paiement fait partie de l'engagement et clarifie la relation dès le départ, sans relance à prévoir ensuite. Il apporte aussi une trésorerie immédiate qui permet d'absorber les semaines creuses. Le paiement d'avance suppose en retour que le coach tienne un décompte irréprochable des séances restantes, puisque le client a déjà réglé ce qui lui est dû.
Voir aussi : Comment suivre les paiements de ses clients et éviter les impayés en coaching ?.
Pointage: Geste qui consiste à enregistrer une séance au moment où elle est réalisée, avec sa date, et à mettre à jour le décompte du forfait ou de l'abonnement correspondant. Le pointage doit être immédiat et prendre quelques secondes, sinon il est repoussé puis oublié. Il concerne aussi les reports, les absences décomptées et les séances offertes, notés sur le moment avec la règle appliquée. Pointé à chaud et à un seul endroit, le suivi reste juste sans effort de mémoire.
Voir aussi : Comment pointer ses séances de coaching pour garder un décompte toujours juste ?.
Politique d'annulation: Règle écrite, annoncée avant la première séance, qui précise dans quel délai un client peut annuler ou reporter une séance sans qu'elle soit décomptée, et ce qui se passe en cas d'absence non prévenue. Une politique claire responsabilise le client sans le braquer, car elle lui garantit en retour que son créneau lui est réservé. Elle n'a de valeur que si elle est appliquée de la même façon à tous, ce qui suppose de noter chaque absence dans l'historique du client.
Voir aussi : Comment réduire les absences et annulations de dernière minute de ses clients ?.
Prix par séance: Montant réellement encaissé par le coach pour une séance réalisée, une fois la formule ramenée à l'unité. Pour un forfait, c'est le prix du forfait divisé par le nombre de séances incluses. Pour un abonnement, c'est le prix mensuel divisé par les séances effectivement réalisées, ce qui donne un chiffre souvent supérieur au prix affiché si le client n'utilise pas toutes ses séances. Le Comparateur forfait ou abonnement calcule ce prix pour les deux formules.
Voir aussi : Comparateur forfait ou abonnement.
Rappel de rendez-vous: Message envoyé au client la veille ou le matin de sa séance pour lui en rappeler l'heure et le lieu. Beaucoup d'absences sont de simples oublis : un rappel préventif suffit souvent à les éviter, sans avoir à sanctionner qui que ce soit. Le rappel peut être manuel ou automatisé selon l'outil utilisé ; l'essentiel est qu'il soit systématique. Il se distingue du rappel de renouvellement, qui concerne la fin du forfait et non la séance du jour.
Voir aussi : Comment réduire les absences et annulations de dernière minute de ses clients ?.
Rappel de renouvellement: Signal, adressé au coach, indiquant qu'un client approche de la fin de son forfait ou de l'échéance de son abonnement. Il permet d'aborder la suite lors de l'avant-dernière ou de la dernière séance, tant que le client est encore dans sa dynamique. Le rappel s'appuie sur le décompte des séances restantes ; il peut être tenu à la main chaque semaine ou produit par un outil dédié. Il prépare une conversation de vive voix et ne remplace pas la relance elle-même.
Voir aussi : Comment relancer un client avant que son forfait de séances ne soit épuisé ?.
Reconduction tacite: Mécanisme par lequel un abonnement se prolonge automatiquement d'une période à l'autre, sans nouvelle décision du client, tant que celui-ci ne le résilie pas. La reconduction tacite entretient l'habitude et lisse les rentrées, mais elle peut masquer un client qui n'utilise plus ses séances et finira par partir. Les conditions de reconduction et de résiliation doivent être annoncées clairement au départ et respecter les règles applicables, à vérifier selon les textes en vigueur pour votre situation.
Voir aussi : Faut-il vendre des forfaits de séances ou des abonnements mensuels à ses clients ?.
Relance: Prise de contact avec un client pour obtenir une décision ou un règlement attendu : renouvellement d'un forfait qui s'épuise, paiement en retard, reprise après une période d'absence. En coaching, la relance efficace est brève, factuelle et s'appuie sur la relation : un progrès rappelé, un nombre de séances restantes, un montant à régulariser. Faite tôt, elle passe sans malaise pour personne ; repoussée, elle devient gênante des deux côtés. L'article sur la relance avant renouvellement en donne la formulation.
Voir aussi : Comment relancer un client avant que son forfait de séances ne soit épuisé ?, Comment suivre les paiements de ses clients et éviter les impayés en coaching ?.
Report de séance: Déplacement d'une séance prévue à une autre date, décidé dans le respect du délai de prévenance. La séance reportée reste due et n'est pas retirée du décompte : elle sera pointée lorsqu'elle aura lieu. Le report se note au moment où il est décidé, avec la nouvelle date, faute de quoi la séance se perd entre deux supports. Des reports de plus en plus fréquents chez un même client constituent un signal faible de décrochage, à aborder avant qu'il ne se traduise par une absence définitive.
Voir aussi : Comment pointer ses séances de coaching pour garder un décompte toujours juste ?.
Revenu net par séance: Ce que laisse réellement au coach une séance réalisée, une fois retirées les cotisations sociales, les charges fixes comme la location de salle ou l'assurance, et le poids des séances annulées non facturées. Il est très inférieur au prix affiché et constitue la base d'une réflexion sérieuse sur les tarifs. Le Simulateur de revenu net du coach l'estime à partir du rythme hebdomadaire, du tarif, des absences et des charges, en donnant un ordre de grandeur et non un résultat comptable.
Voir aussi : Simulateur de revenu net du coach, Comment fixer ses tarifs de coaching sportif sans se sous-vendre ni faire fuir ?.
Séance offerte: Séance réalisée sans être décomptée du forfait ni facturée, à titre commercial ou en geste envers un client fidèle. Offerte volontairement, elle se note comme telle dans l'historique pour ne pas fausser le décompte. Offerte par erreur, à cause d'un pointage oublié ou d'un solde mal recalculé, elle représente une perte sèche que le suivi vise précisément à éviter. La règle applicable aux séances d'essai, aux séances écourtées ou aux clients accompagnés doit être tranchée d'avance pour éviter les séances offertes involontaires.
Voir aussi : Comment pointer ses séances de coaching pour garder un décompte toujours juste ?.
Séances restantes: Nombre de séances qu'un client peut encore utiliser sur son forfait en cours, obtenu en retirant du nombre de séances achetées celles qui ont été pointées ou décomptées. C'est l'information la plus consultée du suivi : elle rassure le client, déclenche la relance de renouvellement à l'approche de la dernière séance et tranche toute contestation. Le solde restant se partage avec le client à intervalles réguliers, de vive voix, et se note avec son accord pour qu'il fasse foi des deux côtés.
Voir aussi : Comment pointer ses séances de coaching pour garder un décompte toujours juste ?, Comment relancer un client avant que son forfait de séances ne soit épuisé ?.
Suspension d'abonnement: Interruption temporaire d'un abonnement mensuel, pendant des vacances, une blessure ou un déplacement, sans résiliation. La suspension décale l'échéance et évite au client de payer des séances qu'il ne peut pas utiliser, ce qui préserve la relation. Ses conditions, durée maximale, préavis et mode de demande, doivent être annoncées au départ et notées dans la fiche du client. Sans suivi, une suspension oubliée se transforme en prélèvement contesté ou en mois non facturé.
Voir aussi : Faut-il vendre des forfaits de séances ou des abonnements mensuels à ses clients ?.
Tarif plancher: Prix par séance en dessous duquel l'activité du coach ne se finance pas. Il se calcule à partir du revenu net mensuel visé, augmenté des charges et des périodes sans activité, puis divisé par le nombre de séances tenables sans s'épuiser. Le tarif plancher est souvent plus élevé que le prix fixé au ressenti. Il sert de base pour construire ensuite des formules, la plus engagée pouvant être un peu plus avantageuse par séance. L'article sur la fixation des tarifs détaille la méthode.
Voir aussi : Comment fixer ses tarifs de coaching sportif sans se sous-vendre ni faire fuir ?.
Taux d'occupation: Rapport entre les séances qu'un coach doit assurer chaque semaine, soit ses clients actifs multipliés par leur rythme moyen, et la capacité de son planning. Un taux proche de cent pour cent signifie que le planning ne peut plus accueillir de nouveau client sans allonger les heures ou espacer les séances ; un taux au-delà indique un planning intenable en semaine type. Le taux est une moyenne : il peut masquer une saturation aux heures les plus demandées et des creux le reste de la journée.
Voir aussi : Simulateur de capacité de planning.
Temps de battement: Durée entre la fin d'une séance et le début de la suivante, consacrée au rangement, au déplacement, à l'échange avec le client et au pointage de la séance. Une séance d'une heure n'occupe jamais exactement une heure : ignorer le battement surestime la capacité du planning et le fait déborder dès que deux clients se suivent dans des lieux différents. Regrouper les séances par lieu ou proposer des séances à distance réduit ce temps et augmente le nombre de créneaux disponibles.
Voir aussi : Simulateur de capacité de planning.
Trésorerie: Argent réellement disponible pour le coach à un moment donné, distinct du chiffre d'affaires facturé. Les forfaits payés d'avance apportent une trésorerie immédiate mais créent des creux entre deux renouvellements ; les abonnements la lissent sur l'année. Les impayés et les absences non facturées la dégradent silencieusement. Suivre qui a réglé et qui doit encore payer, et connaître le nombre de forfaits à renouveler chaque mois, permet d'anticiper les périodes creuses au lieu de les subir.
Voir aussi : Comment suivre les paiements de ses clients et éviter les impayés en coaching ?.

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