Comment pointer ses séances de coaching pour garder un décompte toujours juste ?

Un client achète dix séances, en fait quelques-unes, en oublie certaines, en reporte d'autres. Au bout de quelques semaines, personne ne sait plus vraiment combien il en reste. Le coach offre parfois une séance de trop, ou se retrouve dans une discussion embarrassante. Pointer chaque séance au moment où elle a lieu supprime ce flou et garde un décompte fiable, sans effort de mémoire.

Pourquoi le décompte dérape

Le décompte tenu de tête ou sur un coin de carnet dérape vite: une séance non notée, un report mal enregistré, un client qui conteste. Sans point de vérité clair, c'est la parole du coach contre celle du client. Or ce sujet touche à l'argent, donc à la confiance: mieux vaut ne laisser aucune place au doute.

Le bon réflexe de pointage

• marquer la séance dès qu'elle est réalisée ;
• laisser le décompte se mettre à jour automatiquement ;
• traiter les reports et absences au moment où ils arrivent ;
• vérifier le solde restant avec le client de temps en temps.

Les cas particuliers à trancher sans attendre

Certaines situations créent du flou si elles ne sont pas tranchées tout de suite: une séance écourtée, un client qui vient accompagné, une séance offerte à titre commercial, une absence prévenue tard. Décidez à l'avance comment chacune compte, notez la règle et appliquez-la de la même façon à tous vos clients. Le décompte reste alors cohérent et personne ne se sent lésé.

Points de contrôle avant chaque bilan

1. comparer le nombre de séances pointées et le nombre de séances achetées ;
2. vérifier que chaque report a bien une nouvelle date ;
3. relire les absences décomptées et confirmer que la règle était connue du client ;
4. annoncer le solde restant au client et noter son accord.

Un décompte qui rassure les deux parties

Un décompte fiable protège le coach mais rassure aussi le client, qui sait exactement ce qu'il lui reste. Cette clarté prépare le terrain pour proposer le renouvellement au bon moment, comme l'explique notre article sur la façon de relancer avant l'épuisement du forfait. Un suivi juste des séances est la base de toute relation de coaching saine.