Accepter un nouveau client sans savoir si le planning peut le recevoir, c'est risquer des créneaux impossibles à tenir ou, à l'inverse, refuser du travail alors que des heures restent libres. Indiquez vos heures disponibles, la durée de vos séances, le temps entre deux clients, votre nombre de clients actifs et leur rythme moyen. Le simulateur calcule votre capacité en séances par semaine, votre taux d'occupation, les clients que vous pouvez encore accueillir et le nombre de forfaits qui arrivent à échéance chaque mois.
Chaque séance occupe un créneau composé de sa durée et du temps de battement qui la suit : déplacement, installation, échange rapide avec le client. Le simulateur divise vos heures disponibles par la longueur de ce créneau et arrondit à l'entier inférieur pour obtenir le nombre de séances que la semaine peut réellement contenir. La demande actuelle est le produit du nombre de clients actifs par leur rythme moyen hebdomadaire. Le rapport entre demande et capacité donne le taux d'occupation. Les séances encore libres, divisées par le rythme moyen, donnent le nombre de clients supplémentaires que vous pouvez accepter sans toucher à votre organisation. Enfin, le nombre de renouvellements à gérer chaque mois se déduit du volume de séances : toutes les séances de l'année divisées par la taille du forfait, ramenées au mois.
Le simulateur raisonne sur une semaine type et sur des moyennes. Dans la réalité, les clients se concentrent sur les créneaux du matin tôt, du midi et du soir : un planning occupé à 80 % peut être saturé aux heures demandées et vide en milieu d'après-midi. Le résultat indique donc un plafond théorique, pas une garantie de remplissage. Les séances en petit groupe, qui accueillent plusieurs clients sur un même créneau, et les séances à distance, sans déplacement, augmentent la capacité réelle : ajustez le temps de battement ou le rythme pour les représenter. Le nombre de renouvellements par mois est une moyenne annuelle : il augmente après une rentrée chargée et diminue l'été.
Avec quatorze clients à un rythme d'une séance et demie par semaine, une dizaine de forfaits de dix séances arrivent à échéance chaque mois. Chacun est un moment de décision pour le client : mieux vaut savoir lesquels approchent de la fin avant la dernière séance.
CoachSuivi décompte les séances restantes de chaque client et vous prévient avant l'échéance, pour proposer le renouvellement au bon moment.
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