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Comment garder chaque forfait et abonnement de coaching à jour sans rien oublier ?

Cette checklist s'adresse aux coachs sportifs indépendants et aux petits studios qui suivent leurs forfaits sur un carnet, un tableur ou un outil dédié. Elle reprend ce qui évite d'offrir une séance par erreur ou de laisser un client partir sans renouveler. Elle prolonge cet article sur le pointage des séances et celui sur la relance avant l'épuisement du forfait.

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Checklist suivi des forfaits

Date : ______________ Réalisé par : ____________________

À la vente d'un forfait ou d'un abonnement

Noter le nom du client, la formule choisie et le nombre de séances incluses
Inscrire la date de début et la date de fin de validité du forfait
Préciser le prix convenu et le mode de paiement retenu
Indiquer si le règlement est effectué en une fois ou en plusieurs échéances
Rappeler au client les conditions d'annulation et de report d'une séance
Remettre au client un exemplaire écrit de ce qui a été convenu
Ouvrir la fiche du client avec ses objectifs et ses éventuelles contre-indications déclarées

À chaque séance

Pointer la séance le jour même, avant de passer au client suivant
Noter la date, la durée et le lieu de la séance
Mettre à jour le nombre de séances restantes juste après le pointage
Annoncer au client le nombre de séances qu'il lui reste
Enregistrer une absence ou une annulation tardive selon la règle convenue
Ajouter une remarque sur la progression ou une douleur signalée

Chaque fin de semaine

Comparer les séances pointées avec l'agenda de la semaine
Corriger tout écart entre le décompte et les séances réellement réalisées
Repérer les clients qui n'ont pas eu de séance depuis deux semaines ou plus
Vérifier que chaque séance réalisée correspond à un forfait valide
Lister les paiements attendus et ceux qui sont en retard
Préparer les messages de relance à envoyer en début de semaine suivante

Quand un forfait arrive à sa fin

Repérer le forfait dès qu'il ne reste que deux ou trois séances
Proposer le renouvellement pendant une séance, avant la dernière
Présenter le forfait ou l'abonnement le plus adapté au rythme réel du client
Convenir de la date de début du nouveau forfait pour éviter une coupure
Noter la réponse du client et la date prévue de relance en cas d'hésitation
Clôturer l'ancien forfait une fois la dernière séance pointée

Chaque fin de mois

Compter les forfaits vendus, renouvelés et non renouvelés dans le mois
Vérifier que chaque forfait vendu a bien été encaissé
Relancer les clients dont le règlement est encore attendu
Archiver les forfaits terminés dans l'historique du client
Relever le nombre d'absences et d'annulations tardives du mois
Ajuster les formules proposées si un type de forfait est rarement renouvelé

Comment utiliser ce modèle

Cette checklist est remplie par le coach lui-même, à chaque séance pour la partie quotidienne, puis en fin de semaine et de mois pour les bilans.
Elle peut être imprimée par client ou par mois, et rangée avec le carnet ou recopiée dans l'outil de suivi utilisé.
Le décompte des séances restantes est le point le plus sensible : il gagne à être mis à jour immédiatement après chaque séance, jamais le soir de mémoire.
Les bilans de fin de mois se conservent d'un mois sur l'autre pour suivre l'évolution des renouvellements et des impayés.

Questions sur ce modèle

Faut-il un logiciel pour suivre cette checklist ?

Non, elle fonctionne avec un carnet ou un tableur. Un outil de suivi comme CoachSuivi automatise le décompte et les rappels de renouvellement, mais les étapes restent les mêmes quel que soit le support choisi par le coach.

Que faire si le décompte du carnet ne correspond pas à celui du client ?

Reprenez l'agenda et les séances pointées date par date avec le client, sans chercher un coupable. Le point de fin de semaine sert justement à repérer ces écarts avant qu'ils ne s'accumulent et ne deviennent une source de désaccord.

À quel moment proposer le renouvellement d'un forfait ?

Le plus souvent lorsqu'il reste deux ou trois séances, pendant une séance où le client est satisfait de sa progression. Attendre la dernière séance laisse une coupure pendant laquelle le client peut s'éloigner sans que le coach s'en rende compte.

Comment traiter une annulation de dernière minute dans le décompte ?

Appliquez la règle annoncée à la vente du forfait, par exemple une séance décomptée au-delà d'un certain délai de prévenance. Cette règle doit avoir été écrite et remise au client, sinon la séance est en général reportée sans être décomptée.