CoachSuivi ou le tableur : que choisir pour suivre ses séances et abonnements ?

Ce qu'un tableur fait bien pour un coach

Un tableur ne coûte rien de plus que la suite bureautique déjà installée, et il se plie à vos habitudes : un onglet par client, une ligne par séance, une colonne pour le paiement du forfait et une formule qui soustrait les séances pointées du nombre acheté. Pour un coach qui suit une dizaine de clients réguliers et qui prend le temps de saisir ses séances le soir, cette organisation tient la route pendant des mois.

• aucun abonnement, un fichier que vous possédez et que vous pouvez exporter à tout moment ;
• des colonnes libres pour noter ce que vous voulez, du poids soulevé au nombre de répétitions ;
• des graphiques simples pour visualiser un chiffre d'affaires ou une progression.

Le tableur est aussi un excellent outil de réflexion : simuler un nouveau tarif, comparer deux formules, projeter une saison. Sur ce terrain, il reste difficile à battre, et rien n'empêche de le garder pour cet usage même si le suivi quotidien passe ailleurs.

Là où le tableur commence à coincer

Le problème n'est pas le tableur, c'est le moment où on le remplit. Une séance se termine à 19 h dans un parc ou une salle, le client suivant attend, et la saisie est remise au soir, puis au lendemain. Trois séances non reportées suffisent pour que le décompte des séances restantes ne corresponde plus à la réalité, et c'est le client qui finit par vous le rappeler, rarement dans le sens qui vous arrange. Pointer ses séances au moment où elles ont lieu demande un outil qui tient dans la poche, ce qu'un tableur sur téléphone n'est pas vraiment.

• une formule décalée d'une ligne fausse le décompte de tout un client sans la moindre alerte ;
• aucune notification quand un forfait arrive à sa dernière séance ou qu'un abonnement se termine ;
• le suivi des paiements et le suivi des séances vivent souvent dans deux fichiers qu'il faut réconcilier ;
• sur un écran de téléphone, cocher la bonne cellule entre deux clients relève du pari.

À partir d'une vingtaine de clients actifs avec des forfaits de tailles différentes, le fichier devient un objet que l'on redoute d'ouvrir. Le passage du tableur à un outil dédié se décide généralement à ce moment-là, quand la saisie coûte plus qu'elle ne rapporte.

Ce qu'apporte un outil dédié comme CoachSuivi

CoachSuivi part de la fiche client : un forfait ou un abonnement, un nombre de séances incluses, une date de fin. Chaque séance est pointée d'un geste sur le téléphone, le décompte se met à jour, et le coach est prévenu quand un forfait touche à sa fin, ce qui permet de proposer le renouvellement avant la dernière séance plutôt qu'après. Le suivi des paiements est dans la même fiche : qui a réglé, qui doit encore payer, sans second fichier.

• pointage sur le terrain, en quelques secondes, sans formule à protéger ;
• décompte des séances restantes visible par le coach et montrable au client en cas de doute ;
• rappel de renouvellement et suivi des paiements au même endroit ;
• historique de chaque client retrouvé avant le rendez-vous.

En contrepartie, l'outil est moins souple qu'une feuille libre : les colonnes sont celles prévues par le logiciel, l'accès passe par une connexion, et un abonnement mensuel s'ajoute aux charges. Pour un coach qui aime construire ses propres tableaux et qui suit peu de clients, ce cadre peut sembler contraignant.

Comparer le coût réel, pas seulement le prix

Le tableur est gratuit à l'achat mais pas à l'usage : chaque séance saisie le soir, chaque décompte vérifié avant un rendez-vous et chaque séance offerte par erreur ont un coût. Le simulateur de revenu net aide à mesurer ce que rapporte réellement une séance une fois les charges déduites : c'est cette valeur qu'il faut mettre en face du temps administratif et des séances non facturées, quel que soit l'outil choisi.

Le comparatif en un tableau

Notre verdict