Le coach qui se déplace chez ses clients ou les retrouve dans un parc n'a ni bureau ni ordinateur entre deux séances. Le suivi se fait dans la voiture, sur un banc ou pas du tout, et les séances s'accumulent sans être notées. Le temps de trajet réduit aussi le nombre de séances possibles par jour, ce qui rend chaque absence et chaque séance mal comptée plus coûteuse. Cette page s'adresse à ce coach mobile et détaille comment tenir un suivi fiable depuis un téléphone.
Le seul outil disponible entre deux séances est le téléphone. Pointer la séance avant de reprendre la route, en trente secondes, est le geste qui rend tout le reste possible : le décompte reste juste, le client suivant est retrouvé avec son historique, et rien n'attend le soir. CoachSuivi est pensé pour ce geste, mais une simple discipline de notation immédiate, sur n'importe quel support, améliore déjà beaucoup les choses.
Une annulation à la porte immobilise le créneau, le trajet aller et parfois le retour. Réduire les absences et annulations tardives passe d'abord par une règle écrite, annoncée à la vente du forfait, puis appliquée : une séance annulée moins de vingt-quatre heures à l'avance est décomptée, par exemple. Le suivi doit permettre de noter cette séance comme décomptée sans discussion ultérieure.
Le simulateur de revenu net chiffre ce que représentent quelques pour cent d'absences non facturées sur une année ; pour un coach mobile qui réalise moins de séances par jour, l'effet est plus marqué. Le simulateur de capacité de planning intègre pour sa part le temps de trajet entre deux clients, souvent sous-estimé, dans le calcul du nombre de séances tenable par semaine.
À domicile, le paiement se fait souvent en espèces, par chèque ou par virement, sans caisse ni terminal. Noter le règlement au moment où il arrive, dans la fiche du client, à côté du forfait qu'il couvre, évite de reconstituer les encaissements en fin de mois à partir du relevé bancaire et de la mémoire. CoachSuivi affiche qui est à jour et qui doit encore régler ; un tableur peut le faire aussi, à condition d'être ouvert au bon moment, ce qui est justement la difficulté du coach mobile.
Faire régler le forfait à la première séance, ou avant, retire la question du paiement des séances suivantes. Il reste alors à suivre les renouvellements, ce qui est plus agréable que de suivre des retards.
Le coach mobile voit chaque client seul, sans le passage naturel devant un accueil ou un tableau. La discussion de renouvellement doit donc être provoquée. Relancer avant que le forfait ne soit épuisé, à la huitième séance sur dix par exemple, laisse le temps de proposer la suite et de caler les prochains créneaux dans une tournée cohérente. Un rappel automatique remplace ici la relecture du carnet que personne ne fait dans une voiture.
CoachSuivi aide les coachs sportifs à suivre leurs séances, leurs abonnements et les paiements de chaque client, avec un décompte clair des séances restantes et des rappels au bon moment.
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